1.個人情報保護管理者 (A.3.4.2.5 a) b) A.3.4.4.3 a) b))
当社は以下の個人情報保護管理者を設置し、個人情報保護管理者の責任のもと、個人情報を取得・アクセス・利用・提供・共同利用・管理いたします。
株式会社トータルオフィスマネージメント
個人情報保護管理者 システム開発部長 栗田実
連絡先電話番号 0182-42-4030
2.個人情報保護方針
1. 事業の内容および規模を考慮した適切な個人情報の取得、利用および提供を定めた社内規則を遵守します。
2. 個人情報の漏えい、滅失またはき損の防止措置を講ずると共に、万一の発生時には速やかな是正対策を実施します。
3. 個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。
4. お客様からの個人情報に関するお問合せに、誠実かつ迅速に対応します。
5. 個人情報管理の仕組みを継続的に改善します。
3.利用目的 (A.3.4.2.5 c) A.3.4.4.3 c))
（1）当社が取り扱う個人情報の利用目的は次のとおりです。
顧客者の個人情報
1. 商品情報、サービスまたはそれらに関連する情報を提供するため。
2. 商品企画・ソフトウェア開発あるいはお客様満足度向上策検討に必要なアンケート調査を実施するため。
3. 事務機器・設備機器等の設置、修理、点検、アフターサービスのため。
4. お客様との業務上の連絡および円滑なお取引関係の維持・構築のため。
5. お問い合わせに対応するため。
応募者の個人情報
1. 採用選考のため
2. 採否に関する連絡のため
3. 入社手続きのため
従業者の個人情報
1. 従業者管理のため（入社手続、勤怠管理、労務管理等）
水道料金徴収業務の受託による個人情報
1. 水道の使用開始、中止に伴う水道の開閉栓業務のため
2. 水道使用者の名義人の異動処理業務のため
3. 水道料金の料金請求及び収納処理業務のため
4. 水道の使用水量を確認する検針業務のため
5. 水道量水器の交換業務のため
6. その他、付帯業務の遂行のため
上記の利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を利用する場合は、あらかじめご本人に通知し、同意を得ます。ただし、次の場合は除きます。
・法令に基づく場合
・人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
・公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合。
・国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
4.第三者提供について (A.3.4.2.5 d))
当社は、取得した個人情報を適切に管理し、あらかじめ本人の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。
5. 個人情報の取扱いの委託について (A.3.4.2.5 e))
当社は特定した利用目的の達成に必要な範囲内において、下記に示す業務において個人情報の取扱の全部または一部を委託する場合があります。
・水道事業体等から受託した水道料金徴収業務の中の水道メーターの検針業務
・水道事業体等から受託した水道料金徴収業務の中の水道メーターの交換業務
業務委託先への義務付けとして当社と同様の水準で個人情報の厳重な管理を徹底するよう契約により義務付け、これを実施させます。
6.委託された個人情報の取扱
1.上下水道料金徴収業務を受託し業として行うために、委託された個人データを取り扱います。
2.電算システム開発業務を受託し業として行う際のデータの移行作業に於いて一時的に預かった個人データを取り扱います。
7.個人情報の共同利用について
当社は取得した個人情報を共同利用することはありません。
8.開示対象個人情報の「開示」「訂正」等の請求について (A.3.4.2.5 f))
開示対象個人情報については、保有個人データの本人またはその代理人からの利用目的の通知、開示、変更等（内容の訂正、追加または削除）、利用停止等（「利用の停止または消去」「第三者への提供の停止」）、第三者提供記録の開示の求めに応じます。
（ただし、当社委託業務における水道等の使用者からのお問合せは、開示対象ではありません）
Ａ.開示等の求めの申し出先、提出していただく書面等 (A.3.4.4.2 a) b) A.3.4.4.3 b))
開示等の求めは、電話、FAX又は電子メールにて下記までお申し付けください。開示等の求めに際して提出していただく書面等については、その際にご案内いたします。
・電話、FAXによる場合
TEL 0182-42-4030 FAX 0182-42-3407
株式会社トータルオフィスマネージメント 「個人情報保護管理者」まで
受付時間：8:30～17:30（土日、祝日、年末年始休業は除く）
・電子メールによる場合
pms@toming.co.jp 「個人情報保護管理者」まで（特定個人情報については当社事務取扱担当者まで）
Ｂ.開示等の対応に際して、本人または代理人であることを以下の方法により確認させていただきます。 (A.3.4.4.2 c))
応募者情報、従業者情報、顧客者情報 共に
①本人の場合
1.氏名
2.電話番号
3.運転免許証またはパスポート等公的機関が発行する本人を証明できるものの写し
（提示時、本籍地などの要配慮情報はマスキングをお願いします。）
特定個人情報の場合
番号法第16条で定める措置で本人確認を行います。
番号確認書類として
①個人番号カード
②通知カード
③個人番号が記載された住民票の写し・住民票記載事項証明書
身元（実存）確認書類として
①運転免許証
②運転経歴証明書
③旅券、身体障碍者手帳
④官公署から発行・発給された書類その他これに類する書類等であって、写真の表示等の措置が施され、個人番号利用実務実施者が適当と認めるもの。
尚、番号確認として①個人番号カードを提示した場合、また従業員として当社と雇用関係にある場合は、人違いでないことが明らかと、弊社個人番号事務取扱担当者が認める場合は、身元（実存）書類は要しません。
②代理人の場合
1.代理人の氏名
2.代理人の電話番号
3.代理人であることを証明する本人が発行した「委任状」
4.運転免許証またはパスポート等公的機関が発行する代理人本人を証明できるものの写し
（提示時、本籍地などの要配慮情報はマスキングをお願いします。）
特定個人情報の場合
代理権の確認書類として
①法定代理人の場合は、戸籍謄本その他その資格を証明する書類
②任意代理人の場合には委任状
代理人の身元（実存）の確認書類として
①代理人の個人番号カード
②運転免許証
③運転経歴証明書などの書類
④官公署から発行・発給された書類その他これに類する書類であって、写真の表示等の措置が施され、利用実務実施者が適当と認めるもの
尚、従業員として当社と雇用関係にある場合は、人違いでないことが明らかと、弊社個人番号事務取扱担当者が認める場合は、身元（実存）書類は要しません。
本人用書類として
①本人の個人番号カード又はその写し
②本人の通知カード又はその写し
③本人の個人番号が記載された住民票の写し・住民票記載事項証明書又はその写し
Ｃ.手数料について (A.3.4.4.2 d))
開示と利用目的の通知の場合にのみ、下記、手数料を請求させていただきます。
①1回の申請ごとに下記手数料、郵送料が必要です。
手数料：300円
郵送料：624円（内訳：定形84円、書留435円、本人限定受取郵便105円)
(2024年5月9日現在)
※上記郵送料は国内郵便の場合の費用です。国外への郵送の場合は、実費をご負担いただきます。
②手数料等の支払方法
費用のお支払方法は、手数料および郵送料分の郵便定額小為替を申請書類に同封してください。
郵便局にお支払いいただく手数料は申請者のご負担です。また、郵便定額小為替は無記名でお願いします。
なお、郵送料は郵便定額小為替に代えて同額分の切手でお支払いいただくこともできます。その場合も、手数料300円は郵便定額小為替でお支払いください。
Ｄ.開示等の求めに対する回答方法
申請者の申請書面記載宛に書面（eメール含む）によって速やかに回答いたします。書面以外での方法による回答をご希望される方は、手続き時にその旨ご連絡ください。
Ｅ.非開示事由について
以下の（１）～（７）に該当する場合は、非開示とさせていただきます。非開示を決定した場合は、その旨、理由を付記して通知いたします。
(1)申請書に記載されている住所、本人確認のための書類に記載されている住所、当社に登録されている住所が一致しないときなど本人が確認できない場合
(2)代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
(3)所定の申請書類に不備があった場合
(4)開示の求めの対象が開示対象個人情報に該当しない場合
(5)本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(6)当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
(7)他の法令に違反することとなる場合
9.苦情及び相談窓口 (A.3.4.4.3 d))
当社は、ご提出いただいた個人情報に関する苦情、相談、及びその他のお問い合わせに、適切、かつ迅速に対応致します。
ご提出いただいた個人情報に関する苦情、相談は、電話、FAX又は電子メールにて下記までお申し付けください。
・電話、FAXによる場合 (A.3.4.4.3 b))
TEL 0182-42-4030 FAX 0182-42-3407
株式会社トータルオフィスマネージメント 「個人情報保護管理者」まで
受付時間：8:30～17:30（土日、祝日、年末年始休業は除く）
・電子メールによる場合
pms@toming.co.jp 「個人情報保護管理者」まで （特定個人情報については当社事務取扱担当者まで）
10. 個人情報を提供して頂く場合の注意事項 (A.3.4.2.5 g))
当社は業務上で必要となる情報の提供をお願いしておりますが、全ての情報の提供は必須ではありません。
しかしながら当社が業務上、利用目的を達成するために必要となる情報を提供して頂けなかった場合は、ご本人に不利益が生じる場合がありますので予めご了承ください。
11.ご本人が容易に認識できない方法による個人情報の取得について (A.3.4.2.5 h))
当社は、ご本人が容易に認識できない方法による個人情報の取得は行っておりません。
12.保有個人情報データの安全管理のために講じた措置 (A.3.4.4.3 g))
当社では、個人情報、特定個人情報の取扱いに関する規程、及び安全対策に関する規程を定め、規程に則った措置（組織的、人的、物理的、技術的観点による安全管理措置）を講じております。
13.認定個人情報保護団体 (A.3.4.4.3 e))
当社は、認定個人情報保護団体である一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)の対象事業者です。
当社の個人情報保護の取扱いに関する苦情については、同協会内の「プライバシーマーク推進センター 個人情報保護苦情相談室」へお申出いただくこともできます。
1.認定個人情報保護団体の名称
一般財団法人日本情報経済社会推進協会
2.苦情解決の連絡先
プライバシーマーク推進センター
住所 〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル
電話番号03-5860-7565 フリーダイヤル 0120-700-779
（※受付時間 平日（月～金）9:30～12:00，13:00～16:00）
＜ご注意＞当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません。
制定：2009年8月3日
改定：2024年5月9日
〒019-0529 秋田県横手市十文字町字海道下42-1
株式会社トータルオフィスマネージメント
代表取締役社長 遠藤広樹